Polski kodeks pracy nie opisywał do tej pory zasad pracy zdalnej – do momentu pierwszego lockdownu związanego z pandemią koronawirusa ten model wykonywania obowiązków zawodowych nie był wyjątkowo popularny w naszym kraju. Sytuacja zmieniła się bardzo szybko, kiedy pracowanie z domu stało się naszą nową rzeczywistością. Okazało się, że wielu pracowników doceniło taką możliwość, a pracodawcy chętnie przeprowadzają rekrutacje online, co wpłynęło na konieczność sformułowania odpowiednich przepisów.

Praca zdalna – przepisy a rzeczywistość

Na chwilę obecną praca zdalna rozumiana może być jako:

  • praca w formie telepracy;
  • praca zdalna w myśl przepisów tzw. tarczy antykryzysowej,
  • praca zdalna wykonywana bez związku z powyższymi przepisami.

Praca zdalna zgodnie z przepisami tarczy antykryzysowej

Po wybuchu pandemii wprowadzono przepisy o pracy zdalnej, aby ograniczyć gromadzenie się pracowników w zakładach pracy. Przepisy tarczy pozwoliły pracodawcy na polecenie pracownikom wykonywanie pracy zdalnej przez oznaczony czas. W porównaniu do innych form pracy zdalnej w tym przypadku nie jest wymagana zgoda pracownika na pracę w trybie zdalnym.

Pierwotnie praca zdalna na podstawie przepisów z tarczy miała obowiązywać do września 2020 roku, obecnie przedłużono ich obowiązywanie. Pracodawcy zaczęli tworzyć wewnętrzne regulaminy, aby ustalić zasady współpracy w takiej formie. Przepisy tarczy ograniczają się bowiem do wprowadzenia możliwości pracy zdalnej, jednak w żaden sposób nie regulują istotnych dla pracodawców i pracowników kwestii.

Okazuje się, że konieczne jest stworzenie bardziej szczegółowych przepisów, a w przypadku stałego wykonywania obowiązków z domu, warto zadbać o zmodyfikowanie dotychczasowej umowy pod kątem miejsca pracy.

Czym różni się praca zdalna od telepracy lub pracy hybrydowej?

Podstawową różnicą w przypadku telepracy, pracy hybrydowej i zdalnej pozostaje regularność pełnienia obowiązków z domu (lub innego miejsca poza zakładem pracy). Trzeba też zwrócić uwagę na fakt, że obecnie jedynie telepraca jest uregulowana przepisami.

Telepraca – przepisy

Polskie przepisy o tzw. telepracy obecnie wciąż obowiązują. Telepraca zakłada regularne wykonywanie pracy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, poza siedzibą firmy. Dopuszczalne jest także łączenie pracy zdalnej z pracą w siedzibie firmy, jeżeli zdalne pełnienie obowiązków nie jest okazjonalne, lecz powtarzalne. Pracodawca musi wyposażyć pracownika w niezbędny sprzęt zgodny z wymogami BHP, ale może także ustalić, że pracownik będzie korzystał z własnego sprzętu – wówczas wypłaca pracownikowi ekwiwalent.

Praca zdalna a praca hybrydowa

Aktualnie część pracowników wykonuje pracę w modelu hybrydowym – łączy pracę zdalną z pracą w zakładzie pracy. Najprawdopodobniej nowe przepisy nie wprowadzą odmiennych definicji pracy zdalnej i pracy hybrydowej. W konsekwencji takiego ustawodawstwa ci pracodawcy, którzy będą chcieli wprowadzić pracę hybrydową, będą musieli spełnić wszystkie wymogi związane z pracą zdalną.

Koszty pracodawcy – czy zmieniają się w związku z pracą zdalną?

Pracodawca może oszczędzić na utrzymywaniu biura i sprzęcie decydując się na model pracy zdalnej w swojej firmie. Prowadzenie rekrutacji online również pozwala na cięcie kosztów i zaoszczędzenie czasu. Istnieją jednak dodatkowe koszty związane z pracą zdalną. Obecnie nie są one dobrze opisane. Jednoznaczne wytyczne na temat pokrycia kosztów zakupu wyposażenia dla pracownika lub wypłacenia ekwiwalentu dotyczą jedynie telepracy. Do tej pory firmy, które musiały przejść na pracę zdalną, regulowały te kwestie, tworząc własne, wewnętrzne regulaminy pracy zdalnej. Nie wiadomo, jak zostanie rozstrzygnięta sprawa pokrycia kosztów prądu lub dostępu do Internetu – prywatnych zasobów pracownika.

BHP a praca zdalna – przepisy, o których należy pamiętać

Weryfikowanie przestrzegania zasad BHP podczas pracy w przypadku pracy zdalnej jest praktycznie niemożliwe, dlatego pracodawcy uznają przeważnie, że w momencie przejścia na system pracy zdalnej, ich odpowiedzialność za pracownika się kończy. Warto zadbać o edukowanie swoich pracowników zarówno podczas wdrożenia do pracy zdalnej, jak i przejścia na pracę zdalną – poprzez powtórzenie i udokumentowanie szkolenia BHP lub przesłanie pracownikom materiałów edukacyjnych, w których warto zebrać podstawową wiedzę na temat bezpieczeństwa i higieny pracy.  W przypadku pracy zdalnej warto wspomnieć o:

  • ergonomii pracy – odpowiedniej pozycji przy wykonywaniu obowiązków,
  • zabezpieczeniu kabli, dywanów i innego wyposażenia tak, aby uniknąć potknięcia się podczas odchodzenia i podchodzenia do miejsca pracy,
  • spożywaniu posiłków poza strefą pracy (przy innym stole),
  • przerwach od pracy.

Pracodawca może zadbać o bezpieczeństwo oraz zdrowie swojego pracownika, przesyłając materiały informacyjne, przypominając o przestrzeganiu zasad BHP, prowadzeniu zdrowego trybu życia i oferowanie benefitów pozapłacowych w formie ubezpieczeń zdrowotnych oraz dostępu do usług medycznych i zajęć sportowych.

Jak najprawdopodobniej zmienią się przepisy dotyczące pracy zdalnej w I kwartale 2021 roku

W nowych przepisać znajdzie się konkretna definicja pracy zdalnej, jako pracy wykonywanej w całości lub częściowo poza stałym miejscem świadczenia pracy określonym w umowie (lub wskazanym przez pracodawcę). Okazuje się, że praca hybrydowa nie zostanie wyodrębniona w przepisach, w związku z czym, aby zapewnić pracownikom możliwość incydentalnej pracy zdalnej, pracodawca będzie musiał najprawdopodobniej spełnić wszelkie wymogi potrzebne do wprowadzenia regularnej pracy tego typu.

Przedstawiony projekt nowych przepisów wprowadza możliwość dokonywania przez pracodawcę kontroli pracy zdalnej w miejscu jej wykonywania – czyli najczęściej w miejscu zamieszkania pracownika. Pomysł ten uznany został przez wielu specjalistów za kontrowersyjny.

Zaproponowane przepisy proponują wykonywanie pracy w domu w niezmienionych godzinach, bez możliwości zmiany systemu czasu pracy na zadaniowy lub ruchomy, kiedy to możliwe. Eksperci wskazują liczne luki i błędy w rządowym projekcie i proponują wprowadzenie bardziej elastycznych rozwiązań.