Choroba, potrzeba wypoczynku, nieprzewidziane sytuacje – przyczyn absencji pracowników może być co najmniej kilka. Jakie konsekwencje przynosi pracodawcom nieobecność zatrudnionych? Jak radzić sobie w takich okolicznościach, bez szkody dla ciągłości pracy i sprawnego funkcjonowania zespołu? Podpowiadamy.

Nieobecność pracownika (zwłaszcza nieplanowana i/lub przedłużająca się) to poważny problem dla pracodawcy i organizacji. Zwłaszcza jeśli kompetencje (umiejętności, wiedza) nieobecnego są unikalne i inni członkowie zespołu nie są w stanie wykonywać jego obowiązków. Jakie są rodzaje nieobecności pracowników, jakimi konsekwencjami skutkują oraz jak sobie z nimi radzić?

Siedem rodzajów nieobecność pracowników

Kodeks Pracy definiuje następujące usprawiedliwione rodzaje nieobecności w pracy: urlop wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński, rodzicielski i urlop na żądanie.

Urlop wypoczynkowy, jak wskazuje jego nazwa to urlop przewidziany na wypoczynek od pracy, regenerację i „naładowanie baterii”. Jego wymiar zależy od stażu pracy i może wynosić 20 dni lub 26 dni.

Urlop bezpłatny to urlop udzielany na wniosek pracownika. Podczas bezpłatnego urlopu zatrudniony nie otrzymuje wynagrodzenia, a jego prawa i obowiązki pracownika są zawieszone. Okres ten nie wlicza się także do stażu pracy. Prawo nie definiuje wymiaru bezpłatnego urlopu. To, jak długo może trwać, zależy więc od ustaleń pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Urlop macierzyński to obowiązkowy urlop przysługujący pracownicy, która urodziła dziecko. W zależności od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie jego wymiar wynosi od 20 do 37 tygodni.

Urlop rodzicielski to urlop dla rodziców lub osób przysposabiających dziecko. Jego celem jest wykształcenie i pogłębienie więzi pomiędzy rodzicami a nowym członkiem rodziny. W zależności od liczby urodzonych w jednym porodzie dzieci jego wymiar wynosi 32 bądź 34 tygodnie.

Urlop na żądanie to urlop brany „w ostatniej chwili”, często w przypadku złego samopoczucia lub wypalenia zawodowego. Zgodnie z zapisami Kodeksu Pracy zatrudniony ma obowiązek poinformować o nim pracodawcę najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Wymiar urlopu na żądanie wynosi 4 dni rocznie i jest odliczany od puli urlopu wypoczynkowego.

Jeśli chcesz wiedzieć jak wspierać pracownika, zajrzyj do artykułu Jak ochronić pracownika przed wypaleniem zawodowym?

Zgodnie z zapisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy w przypadku wystąpienia szczególnych rodzinnych okoliczności, pracownicy mają także prawo do urlopu okolicznościowego. Urlop okolicznościowy przysługuje zatrudnionym w przypadku szczególnych okoliczności, np. ślubu pracownika czy śmierci i pogrzebu osoby z najbliższej rodziny.

Nieobecność pracownika może być spowodowana także chorobą. Podstawą do usprawiedliwienia nieobecność powinno być zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy.

Jakie konsekwencje przynosi pracodawcom nieobecność pracownika?

Nieobecność pracownika skutkuje konsekwencjami finansowymi, a nierzadko także zaburzeniem ciągłości pracy zespołu. W przypadku urlopu wypoczynkowego, urlopu na żądanie czy urlopu okolicznościowego pracodawca ma obowiązek wypłaty wynagrodzenia, mimo nieobecności pracownika. Podobna zasada obowiązuje w przypadku zwolnienia lekarskiego. Pracodawca jest zobowiązany wypłacać zatrudnionemu zasiłek chorobowy przez okres 33 dni w ciągu roku kalendarzowego (dla pracowników powyżej 55 roku życia — przez 14 dni). Jeśli ten choruje dłużej, obowiązek wypłaty świadczenia przejmuje Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jeśli pracownica rozpocznie urlop macierzyński, świadczenie wypłaca ZUS. Jeśli jednak pracodawca zatrudnia nie więcej niż 21 osób, to na nim spoczywa obowiązek wypłaty, a następnie — rozliczenia z ZUS-em. Choć ostatecznie nie poniesie dodatkowych kosztów, konieczność wypłaty świadczenia i oczekiwania na zwrot środków (do 30 dni od momentu złożenia dokumentów) może zaburzyć płynność finansową. Zwłaszcza jeśli na miejsce młodej mamy będzie musiał zatrudnić osobę na zastępstwo.

Jak radzić sobie z nieobecnością pracowników?

Choć nie sposób całkowicie wyeliminować nieplanowanych (i uciążliwych dla organizacji) nieobecności pracowników, istnieje kilka działań, które pozwolą zminimalizować negatywne skutki absencji zatrudnionych:

  • dokładne zbadanie najczęstszych przyczyn nieobecności i wdrożenie działań zaradczych. Jeśli pracownicy regularnie korzystają z urlopów na żądanie z powodu nadmiernego stresu, warto zadbać o ich wellbeing i balans pomiędzy pracą z życiem prywatnym;

O tym, jak skutecznie wspierać kondycję zatrudnionych, przeczytasz w artykule Jak wspierać kondycję psychiczną pracowników?

  • określenie jasnych zasad dotyczących planowania dłuższych urlopów;
  • przemyślane zaplanowanie zastępstw i troska o to, aby określone kompetencje posiadał nie jeden, ale co najmniej dwóch – trzech pracowników (o ten aspekt należy zadbać już na etapie rekrutacji oraz tworzenia struktury zespołu).

Dłuższa nieobecność pracownika – wsparcie agencji pracy tymczasowej

Jeśli pracownik planuje przedłużoną nieobecność (np. z powodu zabiegu lekarskiego i późniejszej rehabilitacji czy bezpłatnego urlopu) skutecznym sposobem na zachowanie ciągłości pracy w zespole może być wsparcie agencji pracy tymczasowej. Dzięki pomocy profesjonalistów zespół zasilą pracownicy tymczasowi posiadający wymagane na danym stanowisku kompetencje. W długofalowej perspektywie takie rozwiązanie zapewni organizacji sprawne funkcjonowanie. Pozwoli także wyeliminować przykre konsekwencje nieobecności pracownika – zarówno dla firmy, jak i klientów.

Więcej tym, jak zatrudniać pracowników tymczasowych znajdziesz w artykule Zasady zatrudniania pracownika tymczasowego – obowiązki i prawa pracownika i pracodawcy

Absencje pracowników to codzienność każdej organizacji, które zwyczajnie nie sposób wyeliminować, bowiem prawo do dni wolnych zapewnia pracownikom Kodeks Pracy. Kluczem do zachowania ciągłości pracy i sprawnego funkcjonowania zespołu powinno być odpowiednie zaplanowanie zatrudnienia oraz gotowy plan B w przypadku nieprzewidzianych sytuacji. Takie możliwości daje uprzednie nawiązanie współpracy z agencją pośrednictwa pracy.