Pierwsze dni pracy nigdy nie są łatwe – ani dla pracownika, ani dla pracodawcy. Nowy pracownik musi zapoznać się z zespołem, zrozumieć procedury firmy, a szef stara się mu to ułatwić, mając nadzieję, że nowa osoba szybko stanie się samodzielna. Osiągnięcie pożądanego rezultatu zależy od starannego przeprowadzenia procesu onboardingu nowozatrudnionej osoby.

Czym jest onboarding pracownika?

Onboarding to skuteczne wdrożenie pracownika w pełnienie obowiązków i umożliwienie realizacji przypisanych mu zadań. Dzięki onboardingowi nowozatrudniona osoba będzie mogła nie tylko rozpocząć pracę, ale będzie także w stanie swobodnie funkcjonować w Twojej organizacji.

Nowej osobie trzeba przekazać dużą ilość informacji. Można to zrobić w kilku krokach. Każda firma ma własne procesy wdrożeniowe dla nowych pracowników, takie jak np. spotkania wdrożeniowe, integracje i pakiety onboardingowe zawierające instrukcje i porady. Podczas pierwszych spotkań pracownik powinien zdobyć wiedzę na temat:

Zapewne oczekujesz, że nowy pracownik szybko stanie się częścią Twojego zespołu, zaangażuje się w projekty i życie Twojej firmy. Jak przeprowadzić onboarding, pracując zdalnie, tak aby osiągnąć te cele?

Kiedy powinien rozpocząć się onboarding nowego pracownika?

Wiele osób popełnia błąd, zakładając, że onboarding pracownika zaczyna się wtedy, gdy po raz pierwszy pojawia się on w miejscu pracy. W przypadku pracy zdalnej pracownik często uczy się wielu rzeczy na własną rękę (np. w jaki sposób należy składać wniosek urlopowy), podczas gdy pewną wiedzę – dla własnego komfortu i usprawnienia pracy – powinien nabyć zdecydowanie wcześniej. Transparentność od samego początku współpracy zdecydowanie zwiększa prawdopodobieństwo utrzymania pracownika w firmie.

Onboarding pracownika w systemie zdalnym jakie wyzwania stoją przed pracodawcą i nowym pracownikiem?

Zdalne wdrażanie nowych pracowników najwięcej trudności sprawia tym pracodawcom, którzy do tej pory nie mieli doświadczenia w zarządzaniu takim modelem pracy. W dobie pandemii COVID-19, w związku z przejściem wielu firm na pracę z domu, prowadzenie onboardingu w systemie zdalnym stało się koniecznością, w związku z czym powstała konieczność opracowania skutecznych metod wdrażania pracowników.

Jakie wyzwania stoją przed pracodawcą planującym zdalny onboarding nowego pracownika?

  • Dostarczenie narzędzi do pracy – w przypadku pracy stacjonarnej pracownik odbiera swój służbowy telefon i komputer z zestawem potrzebnych programów i aplikacji po przybyciu do biura. W przypadku pracy zdalnej może jednak dojść do utrudnień, np. z powodu okresowego zamknięcia siedziby firmy.
  • Utrudniona komunikacja wewnętrzna – przebywając w jednym pomieszczeniu, pracownicy mogą komunikować się swobodnie. W przypadku pracy zdalnej sytuacja się komplikuje – nowy pracownik nie może np. zadać pytania koledze, który siedzi przy biurku obok. A możliwość szybkiego komunikowania się z resztą zespołu ma kluczowe znaczenie dla osoby, która uczy się obsługiwać nowe systemy i wykonywać nowe zadania.
  • Spowolniony dostęp do wiedzy – pracownik najszybciej uczy się w praktyce, mając dostęp do pomocy bardziej doświadczonego przewodnika. W przypadku pracy zdalnej wspólna praca dwóch osób jest jednak poważnie utrudniona.
  • Zbyt szybkie rzucenie pracownika na głęboką wodę – wiele firm już na samym początku popełnia błąd, który może zaważyć na losach współpracy – wyposaża pracownika w kilka instrukcji i oddelegowuje od razu do wykonywania wszystkich obowiązków. Pozostawienie nowego pracownika samemu sobie często jednak kończy się katastrofą.
  • Poczucie odrębności i braku związków z firmą – pracownik widział Cię przez godzinę podczas rozmowy kwalifikacyjnej i wymienił kilka maili z działem HR, po czym od razu rozpoczął pracę? Nic dziwnego, że nie czuje się częścią firmy i ma wrażenie, jakby wykonywał jednorazowe zlecenie. Jeśli taka sytuacja będzie się utrzymywać, nowozatrudniona osoba nie będzie w stanie nawiązać trwałej więzi z Twoją organizacją.

Zdalny onboarding – co zrobić był skuteczny, a późniejsza współpraca i komunikacja bezproblemowa?

Pamiętaj, że zdalny onboarding nie jest łatwy i może być sporym wyzwaniem dla Twojego działu HR. Jeżeli zastanawiasz się, jak zaplanować skuteczny zdalny proces wdrożeniowy dla nowego pracownika, skontaktuj się z naszymi specjalistami. Dowiedz się, jak wygląda współpraca ze Smart Solutions.

Oto kilka wskazówek, dzięki którym zaplanujesz skuteczny onboarding pracując zdalnie:

  • Zacznij onboarding, zanim nowy pracownik dołączy do zespołu – nawiąż z nim kontakt jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Najważniejsze informacje i materiały przekaż mu wcześniej, żeby miał czas się z nimi zapoznać.
  • Powitaj pracownika w firmie i pozwól mu zapoznać się ze współpracownikami – wyślij mu powitalną wiadomość. Możesz to zrobić na wewnętrznym kanale komunikacji, który pozwoli Ci na zaangażowanie całego zespołu w powitanie. Niech nowy pracownik poczuje się mile widziany. Możesz także zorganizować konferencję, która pozwoli mu na zapoznanie się z nowymi kolegami.
  • Dostarcz narzędzia do pracy za pośrednictwem kuriera i daj nowemu pracownikowi czas na przygotowanie się do pracy z wykorzystaniem nowego sprzętu.
  • Zaplanuj okres szkoleniowy i zapewnij wsparcie doświadczonego pracownika – dokładnie zastanów się, jakie umiejętności i wiedzę powinien zdobyć nowy pracownik po zakończeniu onboardingu. Zapewnij mu wsparcie doświadczonego kolegi, który będzie w stanie odpowiedzieć na jego pytania i rozwiać ewentualne wątpliwości.
  • Przygotuj check-listę z zadaniami na okres onboardingu – pozwól nowej osobie stworzyć prywatną bazę wiedzy, przygotuj check-listę z najważniejszymi nowymi umiejętnościami. Pozwól pracownikowi poznawać Twoją firmę w najwygodniejszy dla niego sposób. Pamiętaj, że kluczowe znaczenie ma płynna komunikacja między zespołem i nowozatrudnionym.